Zieke werknemer en reïntegratie
Hij is ziek, jij betaalt door, en niemand stuurt.
Er gaat af en toe een mail naar de arbodienst. Verder loopt het. En zolang het loopt, loopt de rekening.
Verzuim is het onderwerp met de hoogste kosten per fout in het hele arbeidsrecht, en tegelijk het onderwerp waarin je het meest kunt sturen, mits je op tijd begint. Wij toetsen je lopende verzuimzaken en zeggen per zaak of je op koers ligt.
Wat moet je als werkgever doen bij een zieke werknemer?
Bij ziekte betaal je als werkgever twee jaar loon door, en je werkt samen met je medewerker aan reïntegratie volgens de Wet verbetering poortwachter. Je meldt de ziekte bij de arbodienst of bedrijfsarts, stelt samen een plan van aanpak op, voert regelmatig voortgangsgesprekken en legt alles schriftelijk vast.
Na twee jaar toetst het UWV of je genoeg hebt gedaan. Zo niet, dan volgt een loonsanctie van maximaal 52 extra weken loondoorbetaling.
Herken je dit?
Je teamleider meldt zich ziek na een gesprek over zijn functioneren. De bedrijfsarts zegt: geen medische beperkingen, wel een conflict.
Je medewerker is al negen maanden thuis. Er zijn wat mails geweest, maar je weet niet precies wat er is afgesproken.
Hij reageert niet op uitnodigingen voor gesprekken. Je weet niet of je mag ingrijpen.
Je bedrijfsarts adviseert aangepast werk, maar in jouw organisatie is dat er niet.
Je krijgt een brief van het UWV waarin staat dat je reïntegratie wordt getoetst. Je hebt niets op papier.
Twee jaar, en soms drie
Je betaalt twee jaar lang loon door. De wet verplicht tot 70 procent gedurende 104 weken, waarbij het in het eerste jaar niet onder het minimumloon mag komen. Veel cao’s vullen het eerste jaar aan tot 100 procent. Controleer wat voor jou geldt, want dat verschil telt flink mee in je rekensom.
Bij een medewerker van € 4.000 bruto per maand kost het eerste jaar ongeveer € 60.000 als je aanvult tot 100 procent, het tweede jaar ongeveer € 42.000, en een loonsanctie nog eens ongeveer € 60.000. Dan zit je boven € 160.000 voor één zaak.
Die sanctie krijg je niet omdat je medewerker niet beter wordt. Je krijgt hem omdat jouw verslaglegging niet klopt.
Voor jou als werkgever betekent dit: het derde jaar is het enige deel van de rekening waar je zelf volledig invloed op hebt. En daar sturen de meeste werkgevers te laat.
Het tijdpad dat je moet halen
Week 1. Ziekmelding bij de arbodienst of bedrijfsarts.
Week 6. De bedrijfsarts maakt de probleemanalyse.
Week 8. Je stelt samen met je medewerker het plan van aanpak op en jullie tekenen allebei.
Daarna. Elke zes weken een voortgangsgesprek, schriftelijk vastgelegd.
Week 42. Ziekmelding bij het UWV.
Week 46 tot 52. De eerstejaarsevaluatie. Dit is het belangrijkste moment in het hele traject.
Week 88. Je medewerker krijgt van het UWV de brief over de WIA aanvraag. Jij krijgt een kopie.
Week 91. Het reïntegratieverslag en jouw eindevaluatie.
Week 93. Uiterlijk nu dient je medewerker de WIA aanvraag in.
Week 104. Het UWV beoordeelt de aanvraag en toetst daarbij ook jouw inspanningen.
Voor jou als werkgever betekent dit: bij de eerstejaarsevaluatie beslis je of terugkeer in je eigen organisatie nog realistisch is. Is dat niet zo, dan start je het tweede spoor: begeleiding naar werk bij een andere werkgever. Dat te laat doen is de meest voorkomende reden voor een loonsanctie.
Waarom werkgevers een loonsanctie krijgen
Het tweede spoor te laat gestart. Je bleef hopen op terugkeer en schakelde pas in week tachtig een reïntegratiebureau in. Te laat.
Het advies van de bedrijfsarts niet opgevolgd, of geen deskundigenoordeel gevraagd terwijl je het er niet mee eens was.
Niets vastgelegd. De gesprekken zijn gevoerd, maar er is geen verslag. Voor het UWV bestaat het dan niet.
Passend werk niet onderzocht. Je hebt niet aantoonbaar gekeken of er binnen je organisatie aangepast of ander werk mogelijk was.
Niet ingegrepen toen je medewerker niet meewerkte. Dit is het meest tegen de verwachting in en het kost veel geld. Jij blijft verantwoordelijk voor de reïntegratie, ook van iemand die zelf niets doet, tenzij je aantoonbaar hebt ingegrepen: schriftelijk waarschuwen en zo nodig het loon opschorten of stopzetten.
Het arbeidsconflict dat eruitziet als ziekte
Een deel van de langdurige uitval begint niet met ziekte maar met een conflict. Je medewerker meldt zich ziek na een slecht gesprek, een afgewezen promotie of een botsing met zijn leidinggevende.
Dit vraagt een andere aanpak dan gewoon verzuim. De bedrijfsarts kan oordelen dat er geen medische beperkingen zijn maar wel een arbeidsconflict, en adviseren om mediation in te zetten of een afkoelingsperiode te nemen. Pak je het op als gewoon verzuim, dan loopt het twee jaar door en betaal je voor een conflict dat je in zes weken had kunnen oplossen.
Voor jou als werkgever betekent dit: herken je dit patroon, laat het dan snel beoordelen. Dit is het soort zaak waarin de meeste tijd en het meeste geld te winnen valt.
Onze aanpak
Zo werken wij
- 01
Je zaken toetsen.
We lopen je lopende verzuimzaken na en zeggen per zaak of je op koers ligt voor de toets in week 104 en wat er ontbreekt.
- 02
Sturen op het beslismoment.
Rond de eerstejaarsevaluatie adviseren we over eerste of tweede spoor en leggen we de onderbouwing vast.
- 03
Ingrijpen waar nodig.
Werkt je medewerker niet mee, dan begeleiden we de stappen van waarschuwing tot loonopschorting, juridisch correct, zodat het standhoudt.
- 04
Je beleid op orde.
We maken je verzuimprotocol en je Poortwachterplan, met een checklist per fase, zodat de volgende zaak vanzelf goed loopt.
Vooraf weet je wat het kost
Het toetsen van je verzuimzaken en het opstellen van je verzuimbeleid zijn afgebakende opdrachten, en daarvoor werken we met een vast bedrag. Bij een lopend conflict of een bezwaar tegen een loonsanctie krijg je vooraf een begroting met een maximum.
Veelgestelde vragen
Tijdens de eerste twee ziektejaren geldt een opzegverbod. Uitzonderingen zijn er onder meer als je je hele onderneming beëindigt of als je medewerker zijn reïntegratieplichten zonder goede reden niet nakomt. Verdwijnt alleen een afdeling of functie, dan geldt het opzegverbod gewoon.
Dat kan, maar het luistert nauw. Er is verschil tussen opschorten, bij twijfel of iemand wel ziek is, en stopzetten, bij het niet nakomen van reïntegratieverplichtingen. Je moet het vooraf schriftelijk aankondigen. Doe je het verkeerd, dan moet je het alsnog betalen, met een verhoging.
Dat is een oordeel van het UWV over bijvoorbeeld de vraag of je medewerker passend werk kan doen of of jouw inspanningen genoeg zijn. Het kost een paar honderd euro en kan je een loonsanctie van tienduizenden euro’s besparen. Twijfel je of je op koers ligt, vraag het dan rond week 50 aan en niet in week 90.
Begeleiding van je medewerker naar passend werk bij een andere werkgever, meestal via een gespecialiseerd bureau. Dat kost geld, maar veel minder dan een loonsanctie. Start uiterlijk rond de eerstejaarsevaluatie als terugkeer bij jou onwaarschijnlijk is.
In beginsel wel, maar je mag niet stil blijven zitten. Laat de bedrijfsarts beoordelen of er medische beperkingen zijn. Is het vooral een conflict, dan is mediation of een beëindigingsgesprek vaak de snelste en goedkoopste weg.
Er is een compensatieregeling via het UWV voor de transitievergoeding bij beëindiging na langdurige arbeidsongeschiktheid. Er zitten voorwaarden en termijnen aan. Laat dit controleren, want hier blijft veel geld liggen.
Verzuim is het enige onderwerp waar elke week uitstel je direct geld kost.
Laat je lopende zaken nakijken voordat het UWV het doet.
Onderneem vrij. Wij bewaken de rest.