Algemene voorwaarden
Je voorwaarden staan op je site. Houden ze ook stand?
De meeste algemene voorwaarden zijn gekopieerd van een branchegenoot of uit een pakket. Dat merk je pas wanneer een klant ze moet naleven. Wij maken voorwaarden voor jouw bedrijf, en zorgen dat je er een beroep op kunt doen.
Wat zijn algemene voorwaarden en wanneer gelden ze?
Algemene voorwaarden zijn standaardafspraken die je bij al je klanten gebruikt, bijvoorbeeld over betaling, levering, garantie en aansprakelijkheid. Ze gelden alleen als ze deel zijn gaan uitmaken van de overeenkomst. Dat betekent in de praktijk dat je ze aan je klant hebt aangeboden, of er in elk geval duidelijk naar hebt verwezen voordat of terwijl de overeenkomst tot stand kwam, en dat de klant ermee akkoord is gegaan, uitdrukkelijk of door gewoon door te gaan.
Daarnaast mag een beding niet onredelijk bezwarend zijn voor de ander. Een clausule die ver afwijkt van wat redelijk is, kan worden vernietigd.
Herken je dit?
Een klant claimt € 80.000 schade na een fout in je levering. Je voorwaarden beperken je aansprakelijkheid tot het factuurbedrag van € 6.000. Je advocaat of verzekeraar vraagt: kunnen we aantonen dat de klant die voorwaarden heeft gekregen?
Je klant betaalt niet en stuurt een mail waarin hij verwijst naar zijn eigen inkoopvoorwaarden, die hij met de opdracht heeft meegestuurd. Welke gelden nu?
Je hebt voorwaarden die bij de oprichting zijn gemaakt, maar je bedrijf doet nu andere dingen. Je levert nu ook software, je werkt nu ook in het buitenland, en je verkoopt nu ook aan consumenten. De voorwaarden zeggen er niets over.
Een oud klant dreigt met een claim en jij realiseert je dat de voorwaarden alleen onderaan je website staan.
Voor jou als ondernemer betekent dit: voorwaarden zijn een verdediging die je vooraf opbouwt. Pas als er iets misgaat zie je of ze werken, en dan is het te laat om ze nog te verbeteren.
Waar het in de praktijk misgaat
De voorwaarden zijn niet aangeboden. Een link onderaan je website is vaak niet genoeg. Het is verstandig ze bij de offerte of de overeenkomst mee te sturen of te verwijzen naar de plek waar ze te vinden zijn, en dat ook zo te laten terugkomen in de bevestiging van de opdracht.
Je moet kunnen aantonen dat de klant ze heeft ontvangen of er redelijkerwijs kennis van kon nemen.
De aansprakelijkheidsbeperking is te vaag of te breed. Een rechter kijkt kritisch naar bedingen die je verantwoordelijkheid bijna volledig uitsluiten. Hoe beter de beperking is afgestemd op wat je doet, bijvoorbeeld gekoppeld aan het bedrag dat je verzekering uitkeert, hoe groter de kans dat ze standhoudt.
De voorwaarden botsen met die van de klant. Veel grotere bedrijven sturen hun eigen inkoopvoorwaarden mee. Welke voorwaarden gelden, hangt af van wat is aangeboden, wat de ander heeft geaccepteerd en of je er tijdig tegen hebt geprotesteerd. Zwijgen kan betekenen dat je de voorwaarden van de ander hebt aanvaard.
De betaalvoorwaarden kosten je geld. Een betaaltermijn van 60 dagen die je zelf hebt gekozen, geen rente en geen incassokosten omdat dat “niet netjes” voelde. Bij zakelijke vorderingen heb je recht op wettelijke handelsrente en een vergoeding voor incassokosten, maar je kunt er ook van afwijken, in je nadeel.
Dat gebeurt vaker dan je denkt.
Er staat te veel in dat niet bij je past. Een standaard bouwvoorwaarde voor een softwarebedrijf, een voorwaarde met een bepaling over retour van goederen voor een adviesbureau. Het zijn tekenen dat de voorwaarden niet voor jou zijn geschreven.
Voor jou als ondernemer betekent dit: goede voorwaarden zijn niet lang en niet ingewikkeld. Ze zijn gemaakt voor jouw manier van werken, ze zijn aantoonbaar aangeboden en ze zijn getoetst aan wat een rechter redelijk vindt.
Wat wij voor je doen
We beginnen met de vraag wat je werkelijk doet, wat er mis kan gaan en wat jij tegen die risico’s wilt regelen. Dan maken we voorwaarden die daarbij passen: voor jouw producten of diensten, jouw klanten en jouw sector. We kijken naar de plekken waar het geld zit, zoals betaling, aansprakelijkheid, levertijd, garantie, intellectueel eigendom en opzegging.
We zorgen dat je weet hoe je ze moet aanbieden: op de offerte, de overeenkomst, de factuur en je website, en we doen dat zo dat je er later een beroep op kunt doen.
Heb je al voorwaarden, dan lezen we ze eerst en zeggen we wat werkt, wat niet en wat ontbreekt. En heb je een grote klant met eigen voorwaarden, dan kijken we mee naar de uitkomst van de botsing en adviseren we hoe je daarmee omgaat.
Onze aanpak
Zo werkt het
- 01
Nakijken.
We lezen je huidige voorwaarden, een paar echte offertes en facturen en we vragen wat er in het verleden mis ging.
- 02
Herschrijven.
We maken voorwaarden die passen bij je bedrijf, in gewone taal waar het kan.
- 03
Invoeren.
We regelen hoe je ze aanbiedt, wat je op de offerte zet en hoe je ze bewaart.
Vooraf weet je wat het kost
Algemene voorwaarden zijn afgebakend werk met een vast bedrag. Het hangt af van de complexiteit van je bedrijf, bijvoorbeeld of je producten of diensten levert en of je ook aan consumenten verkoopt.
Veelgestelde vragen
Verplicht is het niet. Zonder voorwaarden geldt de wet, en die is op punten minder gunstig voor jou dan je denkt, bijvoorbeeld over aansprakelijkheid en betaling. Voorwaarden geven je de kans om dat zelf te regelen.
Nee. Onredelijk bezwarende bedingen kunnen door de klant worden vernietigd. Hoe sterker een beding afwijkt van wat gebruikelijk is, hoe kritischer een rechter ernaar kijkt. Voor consumenten gelden nog strengere regels.
Dan kan het ervan afhangen welke voorwaarden eerst zijn aangeboden, of je ze hebt afgewezen en wat er in de praktijk is gebeurd. Je kunt dat vooraf regelen met een uitdrukkelijke afwijzing van andere voorwaarden en een duidelijke bevestiging van de opdracht.
Ja, voor nieuwe overeenkomsten. Voor lopende overeenkomsten kan het alleen met instemming van de klant.
Ja. Aan consumenten kun je veel minder opleggen en er gelden aanvullende informatieplichten. Verkoop je zowel aan bedrijven als consumenten, dan is het verstandig twee sets te gebruiken.
Voorwaarden zijn je eerste verdediging. Zorg dat ze werken.
Onderneem vrij. Wij bewaken de rest.