Verbetertraject bij disfunctioneren
Je hebt het besproken. Alleen niet opgeschreven.
In de auto, na een vergadering, tussen twee afspraken door. Hij weet het en jij weet het. Maar er ligt niets vast, en zonder papier bestaat het niet.
Nu bepaal je of een beëindiging straks een paar duizend euro kost of een veelvoud daarvan. Wij zetten het traject op, schrijven mee aan de verslagen en bewaken de momenten waarop je moet handelen.
Wat is een verbetertraject?
Een verbetertraject (ook verbeterplan of PIP) is een vastgelegd proces waarin je je medewerker een echte kans geeft om beter te functioneren. Het is geen formaliteit vóór een ontslag. Het is de voorwaarde waaronder de rechter later naar je verzoek wil kijken. Een goed traject heeft concrete voorbeelden van wat niet goed gaat, meetbare doelen, een termijn, echte begeleiding, tussentijdse evaluaties en een duidelijke vermelding wat er gebeurt als het doel niet wordt gehaald.
Reken op drie tot zes maanden, afhankelijk van de functie, de duur van het dienstverband en je cao.
Herken je dit?
Je ontwikkelaar levert al een jaar te laat. Je hebt het aangekaart, hij beloofde beterschap, en je hebt er niets over opgeschreven.
Je hebt besloten dat het niet gaat werken, en je wilt nu snel “even” een verbetertraject doorlopen als formaliteit.
Je medewerker zegt dat hij nooit heeft gehoord dat het slecht ging. Jij weet dat je het wel hebt gezegd, maar kunt het niet laten zien.
Je leidinggevende kan niet goed met hem overweg. Je weet niet of het probleem bij hem ligt of bij de medewerker.
Halverwege het traject meldt hij zich ziek.
Voor jou als werkgever betekent dit: je begint zodra je twijfelt, niet als je hebt besloten. Dat is de hele kunst, en het is precies waar het meestal misgaat.
Waarom dit de duurste fase is om te laten lopen
Je ziet al maanden dat het niet loopt. Je zegt er af en toe iets van in de gang. Je hoopt dat het vanzelf beter wordt, of dat hij zelf iets anders vindt. Dat is menselijk en het is de duurste reflex die er is.
Want als je over een halfjaar bij een advocaat zit, is de eerste vraag: wat ligt er vast? Het antwoord is dan: niets. Vanaf dat moment onderhandel je vanuit zwakte. Bij een modaal salaris kost dat al snel drie tot zes maandsalarissen extra, bovenop het halfjaar loon dat je intussen hebt doorbetaald.
Er is nog iets dat je kwijtraakt. Je team ziet dat er niets gebeurt. Dat ondermijnt de norm in je organisatie sneller dan welke slecht functionerende medewerker ook.
Onze aanpak
De zes stappen van een traject dat standhoudt
Voor jou als werkgever betekent dit: een goed traject kan twee kanten op aflopen, en allebei zijn winst. Je houdt een medewerker die weer presteert, of je staat sterk.
- 01
Benoem concreet wat er niet goed gaat.
Niet “je houding” of “meer eigenaarschap”, maar vier te late offertes, met de datum erbij. Zonder voorbeelden met data is het een mening en geen bewijs.
- 02
Voer het gesprek en leg het vast.
Stuur binnen twee dagen een verslag per mail, met de uitnodiging om te reageren. Neem zijn reactie op, ook als hij het met alles oneens is. Juist die reactie maakt je stukken geloofwaardig.
- 03
Stel het verbeterplan op.
Daarin staat wat er moet veranderen, aan welke meetbare doelen dat wordt afgemeten, over welke periode, met welke begeleiding, hoe vaak je evalueert en wat het gevolg is als het doel niet wordt gehaald. Dat laatste moet erin. Schrijf je niet op dat beëindiging een mogelijk gevolg is, dan kan hij later zeggen dat hij dat niet wist.
- 04
Geef echte begeleiding.
Hier sneuvelen de meeste trajecten. De rechter toetst of jij je rol als werkgever hebt waargemaakt. Scholing, coaching, een buddy, aangepaste taken, een duidelijkere instructie: er moet aantoonbaar iets van jouw kant zijn gekomen. Je hebt ook een wettelijke scholingsplicht.
Een plan zonder begeleiding is een afvinklijstje en wordt zo behandeld.
- 05
Evalueer tussentijds en schriftelijk.
Minimaal elke vier tot zes weken. Benoem wat beter gaat en wat niet. Gaat het de goede kant op, zeg dat dan ook. Stukken waarin alles van begin tot eind negatief is, zijn ongeloofwaardig.
- 06
Rond af met een eindevaluatie.
Is het doel gehaald, dan leg je vast dat het traject geslaagd is en ga je door. Is het niet gehaald, dan kies je op basis van goed bewijs tussen onderhandelen en procederen.
Waarom trajecten bij de rechter sneuvelen
Te laat gestart, waarbij het besluit al vaststond en het traject er achteraf overheen is gelegd. Te kort, bijvoorbeeld zes weken voor iemand die er twaalf jaar zit. Geen begeleiding: wel doelen gesteld, maar niets gedaan om ze haalbaar te maken. Doelen die niet meetbaar zijn, zodat niemand kan vaststellen of ze zijn gehaald.
En de belangrijkste, die het vaakst wordt gemist: de verkeerde route. Soms gaat het niet over functioneren maar over gedrag, of over een verhouding die onherstelbaar is verstoord. Dan is een verbetertraject het verkeerde instrument en verlies je er maanden mee.
Voor jou als werkgever betekent dit: de juiste route bepaal je voordat je begint. Dat zoeken we als eerste met je uit.
Wat je moet kunnen laten zien
Een functieomschrijving waaruit blijkt wat er werd verwacht. De verslagen van functionerings en beoordelingsgesprekken, ook de oude positieve. Het verbeterplan met doelen en termijnen, bij voorkeur ondertekend. De tussentijdse evaluaties. Bewijs van de begeleiding, zoals facturen van scholing of verslagen van coaching.
Concrete voorbeelden: mails, klantreacties, klachten, cijfers. En de reacties van je medewerker.
Let op privacy. Beperk wie erbij mag, bewaar alleen wat relevant is en schrijf geen medische gegevens op. Ziekte hoort niet in een functioneringsstukken.
Als hij zich ziek meldt tijdens het traject
Het traject ligt in beginsel stil zolang hij niet kan werken, en tijdens ziekte geldt een opzegverbod. Maar ziekte is geen reden om het traject te laten liggen.
Is er een arbeidsconflict dat tot de uitval heeft geleid, dan is er een eigen route via de bedrijfsarts, met mediation of een afkoelingsperiode. Pak je dit op als gewoon verzuim, dan loopt het twee jaar door en betaal je voor een conflict dat je in zes weken had kunnen oplossen.
Onze aanpak
Zo werken wij
- 01
De route bepalen.
Eerst stellen we vast of een verbetertraject hier het juiste instrument is. Soms niet, en dan zeggen we dat.
- 02
Het traject opzetten.
We schrijven het verbeterplan, met meetbare doelen en een termijn die standhoudt.
- 03
Meekijken op drie momenten.
Bij de start, halverwege en bij de eindevaluatie krijg je een helder oordeel over waar je staat en wat er nog ontbreekt.
- 04
De gesprekken voer jij.
Dat hoort bij jouw rol, en je medewerker moet jou tegenover zich hebben en geen advocaat. Wij schrijven mee aan de verslagen.
Vooraf weet je wat het kost
Het opzetten en bewaken van een verbetertraject is afgebakend werk, en daarvoor spreken we een vast bedrag af. Je weet dus voordat we beginnen waar je aan toe bent.
Veelgestelde vragen
Er staat geen termijn in de wet. De rechter kijkt naar wat redelijk is, gelet op de functie, de duur van het dienstverband en de aard van de kritiek. Drie tot zes maanden is gebruikelijk. Controleer altijd of je cao een termijn voorschrijft.
Je hebt een scholingsplicht. Dat hoeft geen dure opleiding te zijn, maar je moet aantoonbaar iets doen om je medewerker beter te laten presteren. Een interne coach of een gerichte training kan genoeg zijn.
Niet verplicht, wel verstandig. Weigert hij, stuur het dan per mail met de mededeling dat je zijn reactie afwacht. Ook dat is bewijs.
Dat kan en is soms verstandig, bijvoorbeeld als de relatie met de huidige leidinggevende het probleem is. Leg de overdracht wel vast.
Dan sta je sterker, want je kunt sneller handelen. Een teruggevallen medewerker is bruikbaar bewijs, mits je de terugval net zo zorgvuldig vastlegt als de verbetering.
Twijfel je of je moet beginnen? Eén gesprek vooraf bepaalt wat dit je over een halfjaar kost.
Onderneem vrij. Wij bewaken de rest.