Week 1, Direct actie
Je werknemer meldt zich ziek. Wat de meeste werkgevers niet weten: je hebt twee werkdagen de tijd om dit door te geven aan je arbodienst. Niet een week, niet 'zodra het uitkomt'. Heb je een arbodienst die meeverzekerd is bij je verzekeraar? Dan meld jij bij de verzekeraar, en zij regelen de rest. Maar de verantwoordelijkheid blijft bij jou.
Week 6 en 8, Probleemanalyse en Plan van aanpak
Dreigt het verzuim langer te duren? Dan maakt de bedrijfsarts uiterlijk in week 6 een probleemanalyse: wat kan je werknemer nog en wanneer is terugkeer reëel? Zonder probleemanalyse heb je geen basis voor het Plan van aanpak dat in week 8 klaar moet zijn.
Samen met je werknemer stel je een Plan van aanpak op. Geen losse afspraken via de app, maar een vastgelegd document met concrete stappen, een tijdlijn en handtekeningen van beiden. Bespreek daarna minimaal elke zes weken de voortgang en leg dat vast, dat is je bewijs dat je actief hebt gestuurd op re-integratie.
Week 42, Melding bij UWV
Op de eerste werkdag nadat je werknemer 42 weken ziek is, meld je dit bij UWV. Niet de week erna, de dag erna. Te laat melden levert direct een boete op. Dit is één van de meest gemaakte fouten door werkgevers.
Week 46 tot en met 52, Eerstejaarsevaluatie en spoor 2
Halverwege het eerste ziektejaar volgt de eerstejaarsevaluatie. Is terugkeer in de eigen functie niet realistisch? Dan start hier het tweede spoor: re-integratie bij een andere werkgever. Tweede spoor wordt door veel werkgevers te laat of niet ingezet. UWV ziet dat, en rekent het je aan.
Week 88 tot en met 93, WIA-aanvraag en re-integratieverslag
In week 88 tot 93 kan je werknemer een WIA-uitkering aanvragen. Jij levert een re-integratieverslag aan: een compleet dossier van alles wat er de afgelopen bijna twee jaar is gedaan. Is dat dossier niet compleet? Dan riskeert UWV een loonsanctie: jij moet langer dan twee jaar loon doorbetalen. Dat kan oplopen tot meer dan een jaarsalaris.
De meest gemaakte fouten
Ziekmelding te laat doorgeven aan de arbodienst. Geen Plan van aanpak binnen 8 weken. Voortgangsgesprekken niet vastgelegd. De 42e-weeksmelding te laat of vergeten. Tweede spoor te laat ingezet. Re-integratieverslag niet compleet bij de WIA-aanvraag.
Elke fout in dit rijtje kan je een loonsanctie kosten. Een ziek personeelsdossier is precies het soort situatie waarvoor je Legal Director er is, niet pas als UWV een loonsanctie oplegt, maar vanaf dag 1, zodat het nooit zover komt.